Tips & Kiat Melakukan Perubahan yang tepat dan pas
di tengah ketidakpastian
Perubahan
bisa dikatakan sebagai Proses perpindahan from comfort zone to danger Zone
(dari zona nyaman ke zona bahaya). Maksud bahaya disini bisa dikatakan belum ada kepastian akan suatu
hal/kondisi yang akan terjadi setelah melakukan perubahan yang telah dilakukan seperti
yang telah saya baca dari sebuah buku dari James
Gwee yang berjudul Setiap manajer Harus Baca buku ini yang berisi tentang
Tips dan kiat melakukan perubahan yang tepat dan pas ditengah ketidakpastian.
Setiap kita mendengar kata perubahan hal yang pertama kebanyakan orang adalah gelisah,kaget,marah ataupun menolaknya. contohnya yang terjadi dalam perusahaan sebenarnya perubahan itu dilakukan untuk kebaikan bersama.Namun para karyawan beranggapan Ancaman bagi mereka. Seperti contonya jika kita melalakukan B maka hasil yang diperoleh juga B. Tentunya kita ingin dan berharap lebih baik lagi dan melakukan Perubahan ke A, dimana A lebih baik dari B. Namun kebnayakan Orang menginginkan A tapi tindakan mereka masih di B. Maka dengan mengubah tindakan,hasil akan menyusul.
Mengapa
banyak orang sulit untuk melakukan perubahan?jawabanya seperti yang telah
dijelaskan di atas tadi yaitu Zona nyaman.Mereka enggan untuk keluar di zona
nyaman mereka(Rutinitas
sehari-hari).Jika kita ingin sukses dan maju,pada awalnya akan merasakan
ketidaknyaman untuk sementara waktu.
James
Gwee merumuskan”7 Langkah Mengolah Perubahan”
Langkah 1
Mengantipasi Perubahan
Perubahan
dikonotasikan sebagai gangguan.Ini menyangkut Mindset.Kita harus mengubah
mindset kita supaya siap terhadap perubahan.
Contohnya
: Dalam perusahaan selalu diadakan Rapat antar Departemen.Biasanya Rapat selalu
berlangsung di tempat yang sama,misalnya dikantor pusat dan ruangan yang
dipakai pun sama.Dalam Rapat tersebut seluruh divisi terkumpul,mulai dari
Manajer Personalia,manajer Marketing,Manajer Operasional dll,Dan setiap bulan
semua orang duduk di tempat duduk yang telah ditentukan.Tidak ada perubahan dan
suasana rapat setiap bulannya begitu begitu saja.Maka sebaiknya bila posisi
duduk dalam rapat dapat diacak. Mungkin orang-orang akan bingung.Namun suasana
menjadi tidak kaku dan menjadi lebih santai dan orang-orang menjadi lebih
akrab.
Jack Welch, mantan CEO General Electric (GE) dan CEO terbaik abad
Ke-20 pernah mengatakan bahwa
“ untuk mengajak orang berubah,kita harus mulai dengan
menunjukkan realitas.ketika semua orang sudah memiliki data dan sudut pandang
yang sama terhadap realitas,mereka akan menarik kesimpulan yang sama. Namun
kalau datannya berbeda-beda, responsnya pasti juga akan berbeda-beda.”
Oleh
karena itu kita harus menyadari agar respons semua anak buah kita tehadap
perubahan sama,kita harus menyampaikan realitas dan fakta kepada mereka.
Langkah 2
Mengidentifikasi Perubahan
Perubahan
itu harus dilakukan secara bertahap.Dalam mengidetifikasi perubahan kita harus
pandai dalam melihat apa-apa saja yang perlu diubah dan mana saja yang harus
diprioritaskan. Adapun cara untuk mengidentifikasikan prubahan yg dilakukan
terlebih dahulu.
1. Mencari akar permasalahan dan membereskannya
Dalam membereskan permasalahan kita harus menganalisis
secara leih mendetail serta mengidentifikasi akar masalah yang
sesungguhnya.Masalah yang timbul diakibatkan oleh satu atau dua akar
penyebab.oleh karena itu kita harus membereskan dan mengatasi akarnya,dan
masalah itu tidak akan timbul terus menerus.
2. Jalan yang paling tidak menimbulkan perlawanan
Kita harus memilih perubahan yang paling tidak
menimbulkan perlawanan agar mereka lebih siap dalm melakukan perubahan itu.
3. Menelan pil pahit
Melakukan perubahan yang sulit terlebih dahulu,mungkin
akan menimbulkan keluhan dan berbagai perlawanan namun setelah perubahan yang
paling sulit ini tercapai,maka berbagai perubahan lain akan jauh lebih mudah
terlaksana.
4. Perubahan sederhana yang punya dampak besar
Dengan mencari hal-hal yang mudah dituntaskan dan
membuahkan hasil dan dampak yang besar.
5. Hukum pareto
Hukum ini mengatakan bahwa 80% hasil diperoleh dari
20% penyebab.
Langkah 3 Menjual Perubahan
Untuk melakukan perubahan,kita tidak bisa
memerintah orang untuk berubah.jika
perubahan dilakukan dengan perintah / intruksi maka perubahan yang terjadi
tidak berasal dari hati.Menjual perubahan maksudnya disini menjelaskan dengan
baik dan meyakinkan manfaat yang dapat dirasakan jika setelah melakukan
perubahan.setelah merasakan manfaat perubahan itu,mereka akan mau melakukan
perubahan.setelah mau berubah,motivasi akan mucul dan lebih berjuang dalam
menghadapi dan mengatasi berbagai rintangan.
Disini
peran manajer sangat ditantang,manajer harus mempunyai keterampilan persuasi
dan keterampilan untuk meyakinkan anak buahnnya untuk berubah.
Langkah 4 Menggalang Sumber Daya
Setelah
kita berhasil menjual perubahan,anak buah akan tergerak dan termotivasi untuk
melakukan perubahan.Setelah kita berhasil meyakinkan manfaat akan perubahan
tersebut tentu mereka yang telah termotivasi menantikan tanda-tanda perubahan.
Contohnya
kita sebagai manajer berhasil meyakinkan manfaat dari masuk kerja tepat waktu
kepada bawahan dan mereka yakin termotivasi untuk berubah.Tentu kita sebagai
manajer harus terlihat langsung masuk kerja tepat waktu,Menantau ketepatan
waktu mereka. Apa yang akan terjadi setelah kita mengatakan tentang manfaat
dari perubahan tetapi tidak melakukan gerakan atau menunjukan
tanda-tandannya.Jika anak buah telah berminat untuk berubah dan tidak ada
gerakan,mereka akan kecewa dan sulit untuk diyakinkan kembali.Oleh karena itu
kita haus menggalang sumber daya untuk memberi kesan kita seruis dengan apa
yang dikatakan.
Langkah 5 Mendobrak Zona
Nyaman
Beberapa
cara mendobrak zona aman:
Cara pertama adalah melakukan perubahan secara
bertahap
Cara lain adalah pembalikan Risiko. Konsep ini sangat
ampuh dab bisa berguna dalam berbagai macam situasi.Metode pembalikan resiko ini
maksudnya membayar untuk suatu hal yang bagus,jika tidak bagus resiko di
tanggung oleh perusahaan.konsep seperti inilah yang diinginkan oleh anak buah
dalam perusahaan yaitu mengurangi resiko bagi mereka.
Langkah 6 Memberikan pengahargaan
Bagi
staff dalam perusahaan Untuk melakukan perubahan mengubah dari zona aman
menjadi zona tidak nyaman tentu tidaklah mudah,untuk itu usaha ini perlu
dihargai. Penghargaan/reward disini
tidak selalu dalam berbentuk uang melaikan bisa dalam bentuk pujian atas
usahanya.Penghargaan tersebut ada 2 kategori:
Pertama, penghargaan/reward bagi mereka yang berhasil beralih dari zona nyaman
ke zona tidak nyaman
Kedua, penghargaan /reward bagi mereka yang telah berupaya namun yang tidak
berhasil sampai kezona tidak nyaman tetapi telah melakukan kemajuan yang
berarti.
Langkah 7 Belajar dari Pengalaman & tidak berhenti
berubah
Semua
pengalaman pribadi yang pernah terjadi dapat dijadikan pelajaran.Bagaimana
pengalaman ini dapat dibagikan keberbagai departemen lain agar mereka daoat
mengambil manfaatnya.
Perubahan
merupakan prosen yang tidak pernah berkesudahan selama ingin menjadi yang
terdepan atau tetap ingin bertahan dalam persaingan,kita harus tetap
berubah.jika telah mencapai kesuksesan atas perubahan yang dilakukan,mulailah
melihat-lihat perubahan apalagi yang akan dilakukan.Dalam
kenyataannya,tantangan,rintangan,bisa saja muncul tanpa tak diduga.Apa yang
pernah dipelajari dimasa lalu kadang kala mungkin berguna di masa akan datang,
Namun terkadang bisa juga jadi penghambat.Setiap kali menghadapi perubahan,rencanakkan
yang terbaik namun tetap antisipasi
Kesimpulan:
perubahan itu suatu hal yang tidak mudah bagi kita seorang pemimpin untuk
memotivasi staff atau anak buah tentu tidaklah mudah karena bagi mereka itu
dalah sebuah tantangan dan resiko yang diambil mengubah zona nyaman mereka
untuk berpindah ke zona tidak aman.untuk itu keterampilan manajer sangat
penting untuk mampu meyakinkan kepada
staffnya/bawahannya untuk melakukan perubahan,dan mampu menjelaskan manfaat
yang diperoleh setelah melakukan perubahan,tentu setelah itu manajer harus
melakukan gerakan tanda-tanda agar anak buah tetap berminat untuk melakukan
perubahan.Dalam upaya melakukan perubahan tentu tidaklah mudah untuk itu ada
sebuah penghargaan bagi mereka yang telah berhasil berpindah dari zona
tersebut,seperti yang telah dijelaskan di langkah-langah satu sampai tujuh.
Sumber:
James,gwee.2009. Setiap manajer harus baca buku ini!!.
Jakarta :PT Gramedia Pustaka Utama
