Tips & Kiat Melakukan Perubahan

00.35 |

Tips & Kiat Melakukan Perubahan yang tepat dan pas di tengah ketidakpastian

Perubahan bisa dikatakan sebagai Proses perpindahan from comfort zone to danger Zone (dari zona nyaman ke zona bahaya). Maksud bahaya disini bisa dikatakan belum ada kepastian akan suatu hal/kondisi yang akan terjadi setelah melakukan perubahan yang telah dilakukan seperti yang telah saya baca dari sebuah buku dari James Gwee yang berjudul Setiap manajer Harus Baca buku ini yang berisi tentang Tips dan kiat melakukan perubahan yang tepat dan pas ditengah ketidakpastian.

Setiap kita mendengar kata perubahan hal yang pertama kebanyakan orang adalah gelisah,kaget,marah ataupun menolaknya. contohnya yang terjadi dalam perusahaan sebenarnya perubahan itu dilakukan untuk kebaikan bersama.Namun para karyawan beranggapan Ancaman bagi mereka. Seperti contonya jika kita melalakukan B maka hasil yang diperoleh juga B. Tentunya kita ingin dan berharap lebih baik lagi dan melakukan Perubahan ke A, dimana A lebih baik dari B. Namun kebnayakan Orang menginginkan A tapi tindakan mereka masih di B. Maka dengan mengubah tindakan,hasil akan menyusul.

Mengapa banyak orang sulit untuk melakukan perubahan?jawabanya seperti yang telah dijelaskan di atas tadi yaitu Zona nyaman.Mereka enggan untuk keluar di zona nyaman mereka(Rutinitas sehari-hari).Jika kita ingin sukses dan maju,pada awalnya akan merasakan ketidaknyaman untuk sementara waktu.

James Gwee merumuskan”7 Langkah Mengolah Perubahan”

Langkah 1 Mengantipasi Perubahan

Perubahan dikonotasikan sebagai gangguan.Ini menyangkut Mindset.Kita harus mengubah mindset kita supaya siap terhadap perubahan.

Contohnya : Dalam perusahaan selalu diadakan Rapat antar Departemen.Biasanya Rapat selalu berlangsung di tempat yang sama,misalnya dikantor pusat dan ruangan yang dipakai pun sama.Dalam Rapat tersebut seluruh divisi terkumpul,mulai dari Manajer Personalia,manajer Marketing,Manajer Operasional dll,Dan setiap bulan semua orang duduk di tempat duduk yang telah ditentukan.Tidak ada perubahan dan suasana rapat setiap bulannya begitu begitu saja.Maka sebaiknya bila posisi duduk dalam rapat dapat diacak. Mungkin orang-orang akan bingung.Namun suasana menjadi tidak kaku dan menjadi lebih santai dan orang-orang menjadi lebih akrab.

Jack Welch, mantan CEO General Electric (GE) dan CEO terbaik abad Ke-20 pernah mengatakan bahwa

“ untuk mengajak orang berubah,kita harus mulai dengan menunjukkan realitas.ketika semua orang sudah memiliki data dan sudut pandang yang sama terhadap realitas,mereka akan menarik kesimpulan yang sama. Namun kalau datannya berbeda-beda, responsnya pasti juga akan berbeda-beda.”

Oleh karena itu kita harus menyadari agar respons semua anak buah kita tehadap perubahan sama,kita harus menyampaikan realitas dan fakta kepada mereka.

Langkah 2 Mengidentifikasi Perubahan

Perubahan itu harus dilakukan secara bertahap.Dalam mengidetifikasi perubahan kita harus pandai dalam melihat apa-apa saja yang perlu diubah dan mana saja yang harus diprioritaskan. Adapun cara untuk mengidentifikasikan prubahan yg dilakukan terlebih dahulu.

1. Mencari akar permasalahan dan membereskannya

Dalam membereskan permasalahan kita harus menganalisis secara leih mendetail serta mengidentifikasi akar masalah yang sesungguhnya.Masalah yang timbul diakibatkan oleh satu atau dua akar penyebab.oleh karena itu kita harus membereskan dan mengatasi akarnya,dan masalah itu tidak akan timbul terus menerus.

2. Jalan yang paling tidak menimbulkan perlawanan

Kita harus memilih perubahan yang paling tidak menimbulkan perlawanan agar mereka lebih siap dalm melakukan perubahan itu.

3. Menelan pil pahit

Melakukan perubahan yang sulit terlebih dahulu,mungkin akan menimbulkan keluhan dan berbagai perlawanan namun setelah perubahan yang paling sulit ini tercapai,maka berbagai perubahan lain akan jauh lebih mudah terlaksana.

4. Perubahan sederhana yang punya dampak besar

Dengan mencari hal-hal yang mudah dituntaskan dan membuahkan hasil dan dampak yang besar.

5. Hukum pareto

Hukum ini mengatakan bahwa 80% hasil diperoleh dari 20% penyebab.

Langkah 3 Menjual Perubahan

Untuk melakukan perubahan,kita tidak bisa memerintah orang untuk berubah.jika perubahan dilakukan dengan perintah / intruksi maka perubahan yang terjadi tidak berasal dari hati.Menjual perubahan maksudnya disini menjelaskan dengan baik dan meyakinkan manfaat yang dapat dirasakan jika setelah melakukan perubahan.setelah merasakan manfaat perubahan itu,mereka akan mau melakukan perubahan.setelah mau berubah,motivasi akan mucul dan lebih berjuang dalam menghadapi dan mengatasi berbagai rintangan.

Disini peran manajer sangat ditantang,manajer harus mempunyai keterampilan persuasi dan keterampilan untuk meyakinkan anak buahnnya untuk berubah.

Langkah 4 Menggalang Sumber Daya

Setelah kita berhasil menjual perubahan,anak buah akan tergerak dan termotivasi untuk melakukan perubahan.Setelah kita berhasil meyakinkan manfaat akan perubahan tersebut tentu mereka yang telah termotivasi menantikan tanda-tanda perubahan.

Contohnya kita sebagai manajer berhasil meyakinkan manfaat dari masuk kerja tepat waktu kepada bawahan dan mereka yakin termotivasi untuk berubah.Tentu kita sebagai manajer harus terlihat langsung masuk kerja tepat waktu,Menantau ketepatan waktu mereka. Apa yang akan terjadi setelah kita mengatakan tentang manfaat dari perubahan tetapi tidak melakukan gerakan atau menunjukan tanda-tandannya.Jika anak buah telah berminat untuk berubah dan tidak ada gerakan,mereka akan kecewa dan sulit untuk diyakinkan kembali.Oleh karena itu kita haus menggalang sumber daya untuk memberi kesan kita seruis dengan apa yang dikatakan.

Langkah 5 Mendobrak Zona Nyaman

Beberapa cara mendobrak zona aman:

Cara pertama adalah melakukan perubahan secara bertahap

Cara lain adalah pembalikan Risiko. Konsep ini sangat ampuh dab bisa berguna dalam berbagai macam situasi.Metode pembalikan resiko ini maksudnya membayar untuk suatu hal yang bagus,jika tidak bagus resiko di tanggung oleh perusahaan.konsep seperti inilah yang diinginkan oleh anak buah dalam perusahaan yaitu mengurangi resiko bagi mereka.

Langkah 6 Memberikan pengahargaan

Bagi staff dalam perusahaan Untuk melakukan perubahan mengubah dari zona aman menjadi zona tidak nyaman tentu tidaklah mudah,untuk itu usaha ini perlu dihargai. Penghargaan/reward disini tidak selalu dalam berbentuk uang melaikan bisa dalam bentuk pujian atas usahanya.Penghargaan tersebut ada 2 kategori:

Pertama, penghargaan/reward bagi mereka yang berhasil beralih dari zona nyaman ke zona tidak nyaman

Kedua, penghargaan /reward bagi mereka yang telah berupaya namun yang tidak berhasil sampai kezona tidak nyaman tetapi telah melakukan kemajuan yang berarti.

Langkah 7 Belajar dari Pengalaman & tidak berhenti berubah

Semua pengalaman pribadi yang pernah terjadi dapat dijadikan pelajaran.Bagaimana pengalaman ini dapat dibagikan keberbagai departemen lain agar mereka daoat mengambil manfaatnya.

Perubahan merupakan prosen yang tidak pernah berkesudahan selama ingin menjadi yang terdepan atau tetap ingin bertahan dalam persaingan,kita harus tetap berubah.jika telah mencapai kesuksesan atas perubahan yang dilakukan,mulailah melihat-lihat perubahan apalagi yang akan dilakukan.Dalam kenyataannya,tantangan,rintangan,bisa saja muncul tanpa tak diduga.Apa yang pernah dipelajari dimasa lalu kadang kala mungkin berguna di masa akan datang, Namun terkadang bisa juga jadi penghambat.Setiap kali menghadapi perubahan,rencanakkan yang terbaik namun tetap antisipasi

Kesimpulan: perubahan itu suatu hal yang tidak mudah bagi kita seorang pemimpin untuk memotivasi staff atau anak buah tentu tidaklah mudah karena bagi mereka itu dalah sebuah tantangan dan resiko yang diambil mengubah zona nyaman mereka untuk berpindah ke zona tidak aman.untuk itu keterampilan manajer sangat penting untuk mampu meyakinkan kepada staffnya/bawahannya untuk melakukan perubahan,dan mampu menjelaskan manfaat yang diperoleh setelah melakukan perubahan,tentu setelah itu manajer harus melakukan gerakan tanda-tanda agar anak buah tetap berminat untuk melakukan perubahan.Dalam upaya melakukan perubahan tentu tidaklah mudah untuk itu ada sebuah penghargaan bagi mereka yang telah berhasil berpindah dari zona tersebut,seperti yang telah dijelaskan di langkah-langah satu sampai tujuh.

Sumber:

James,gwee.2009. Setiap manajer harus baca buku ini!!. Jakarta :PT Gramedia Pustaka Utama