JURNAL
ILMIAH RANGGAGADING
Volume 7 No. 1, April 2007 : 14 - 18
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN DAN PENERIMAAN PEMBAYARAN PIUTANG SEBAGAI ALAT KEPUTUSAN PEMBERIAN
KREDIT
Studi kasus pada PT. JSK
Oleh :
Hastoni* dan Suhendra
*Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi Kesatuan Bogor
ABSTRACT
As for target is why done/conducted by this
research is to measure and know role of sale accounting information system and
acceptance of payment of receivable a company conducting activity of sale of yielded
goods. Result of research to show that Company have applied accounting
information system good enoughly in activity of sale and acceptance of payment
of its receivable. Is can be seen from execution of procedure of activity of
product selling. For the procedure of giving of credit, the company have
determined of giving of policy of credit of its customer/ client type the
adapted for the amount of sale as well as its storey;level of him. Information
of sales department also assist in determining policy of company credit to
customer/ client.
Result of evaluation
in this research of company the show that in accounting information system
there are duplication of function in compared of sale procedure. The mentioned
seen from accounting function which double also as credit function so that in
is internal of control assessed is unfavourable. Besides in execution of credit
to [customer/ client] of company still disregard because reason to take care of
potency of customers. For that company require to pay attention the things
because with existence of good system development and repair of company can
assess customer/ client and give credit as according to customer/ client
criterion.
Keywords : accounting
information system, credit
PENDAHULUAN
Pada perusahaan yang menjual barang atau jasa tentu tidak
terlepas dengan bagian penjualan. Penjualan terbagi menjadi dua berdasarkan
bentuknya yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah
penjualan atas barang dagangan atau jasa yang dilakukan oleh penjual kepada
konsumen atau pembeli yang pembayarannya dilakukan secara tunai atau cash.
Sedangkan penjualan kredit adalah penjualan barang dagangan atau jasa yang
pembayarannya dilakukan dengan memakai jangka waktu atau batas waktu yang
disepakati
oleh pihak penjual dan pihak pembeli.
Penjualan yang bersifat kredit tentu tidak lepas dari
adanya buku pembantu piutang. Piutang timbul karena adanya penjualan kredit
atas barang yang dijual oleh perusahaan. Bagi kebanyakan perusahaan, piutang
merupakan pos yang penting karena merupakan bagian aktiva lancar yang besar
bagi perusahaan. Piutang merupakan kas yang tertunda yang penerimaannya
ditentukan oleh waktu oleh karena ada semacam risiko yang mungkin akan terjadi
yaitu, tidak tertagihnya piutang tepat
pada waktunya atau bahkan kerugian yang
diakibatkan konsumen yang gagal bayar.
Untuk itu bila perusahaan kurang melakukan pengendalian
pada piutang dapat mengakibatkan kerugian yang cukup besar berupa piutang tak
tertagih. Untuk itu perusahaan perlu sekali melakukan survei atau penilaian
terhadap para calon pembeli, hal ini berkaitan dengan jumlah piutang yang
mungkin akan tidak dapat ditagih.
Pemberian kredit atas penjualan kredit pada debitur harus
dapat diberikan perhatian yang baik, karena berkaitan erat dengan bagian
penjualan dan penerimaan piutang. Sebelum kredit diberikan kepada konsumen,
perusahaan biasanya menerapkan sistem prosedur yang biasanya disebut 5 C (Character,
Capital, Capacity, Conditions, Colleteral.) dalam penilaian konsumen.
Dan melakukan penilaian melalui analisis umur piutang. Hal tersebut dilakukan
semata-mata sebagai pengendalian terhadap piutang. Dengan prosedur kebijakan
kredit dan penagihan yang baik tentu saja akan dapat memberikan keamanan bagi
perusahaan dalam melakukan penjualan. Dengan demikian pengambilan keputusan
pemberian kredit mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan ini berarti
membuat pengelolaan manajemen dan akuntansi untuk piutang menjadi bagian tugas
yang penting. Adapun berbagai pertimbangan pokok dalam akuntansi untuk piutang
selalu melibatkan pengakuan, penggolongan, penilaian, dan pelaporan, serta
pemilihan calon pembeli/debitur.
Peranan pemberian kredit kepada debitur sangat memberikan
pengaruh yang signifikan karena dengan adanya pemberian kredit diharapkan akan
meningkatkan penjualan. Pengambilan keputusan yang tepat terhadap pemberian
kredit akan dapat memberikan gambaran bahwa perusahaan sangat teliti dalam
mencari customer atau kriteria para calon pembeli. Perusahaan yang
kompeten harus menetapkan bagaimana memilih calon pembeli yang tepat dan
prosedur apa yang harus ditempuh, agar dikemudian hari perusahaan tidak
menderita kerugian yang besar.
Ketepatan pengambilan
keputusan akan menjadikan suatu gambaran yang baik karena penilaian terhadap
perusahaan terhadap penjualan kredit mempengaruhi seberapa besar
bagian
penjualan menentukan pelanggan yang diberikan kredit. Informasi terhadap calon
pembeli akan dapat membantu bagi pihak pemasaran dalam hal ini bagian manajer
pemasaran untuk dapat menentukan penjualan, menentukan pemberian kredit, dapat
menentukan keuntungan, dan lain-lain. Pengambilan keputusan pemberian kredit
yang tepat diharapkan dapat mengurangi kerugian yang diderita perusahaan. Untuk
itu diperlukan suatu kontrol atau pengawasan terhadap kebijakan pemberian
kredit, berserta persyaratan-persyaratan kredit.
Struktur sistem dan prosedur penjualan mencakup semua
kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh manajemen guna pengedalian terhadap
penjulanan dalam hal ini penjualan kredit perusahaan. Dukungan sistem dan
prosedur yang baik diharapkan pemberian kredit kepada konsumen dapat secara
tepat diberikan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan cara kerja untuk dapat
memahami objek penelitian. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode
penelitian yang sesuai dengan jenis dan tujuan penelitian. Hal tersebut
dilakukan untuk mendapatkan hasil penelitian yang benar-benar berguna untuk
pihak perusahaan.
Dalam melakukan penelitian yang dilakukan dalam metode
penelitiannya ada beberapa prosedur yang harus dimengerti antara lain :
1.
Desain Penelitian
Dalam desain penelitian mencoba menjelaskan
tentang jenis, metode dan teknik penelitian, dan harus mengetahui jenis, metode
dan teknik penelitiannya sehingga dapat mengetahui jenis penelitian yang
dilakukan.
2.
Operasional Variabel.
Operasional variabel
merupakan suatu
cara yang dilakukan dalam mengukur
variabel-variabel yang mendukung penelitian, maksudnya agar varibel tersebut
memberikan suatu penilaian atau memiliki nilai pengaruh dari penelitian yang
dilakukan. Prosedur ini terkait mengenai variabel, indikator, dan ukurannya.
15
3.
Prosedur pengumpulan data
Prosedur yang ditempuh dalam pengumpulan data
dapat dicari dari beberapa sumber-sumber, baik dengan sumber primer, sumber
data yang langsung memberikan data kepada pengumpulan data. Atau dapat juga
dari sumber sekunder; sumber yang tidak langsung memberikan data kepada
pengumpul data.
Dari asumsi tersebut dapat
ditentukan bahwa bentuk penelitian adalah jenis atau bentuk pengembangan
deskriptif, dengan metode penelitian deskriptif survei.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A.
Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
dan Penerimaan Pembayaran Piutang sebagai Suatu Alat dalam Pengambilan
Keputusan Pemberian Kredit pada PT. JSK
Dalam membantu pengambilan
keputusan manajemen dalam pemberian kredit, diperlukan informasi yang berkaitan
dengan data pelanggan perusahaan. Hal tersebut sangat mempengaruhi hasil
keputusan yang akan diambil. Adapun informasi-informasi yang erat
hubungannya dalam hal pengurusan pemberian kredit antara lain:
1.
Data informasi penjualan kepada pelanggan.
Informasi ini menjelaskan spesifikasi dan
keterangan-keterangan mengenai jumlah barang yang dipesan oleh customer, harga
produk, syarat pembayaran. Dengan demikian akan terlihat bahwa pelanggan
itu merupakan pelanggan lama atau pelanggan baru.
2.
Daftar umur piutang.
Dalam daftar umur piutang pihak yang dipegang
oleh direktur akan melihat acuan atau dasar jangka waktu pembayaran dari
customer (sejarah kredit dari masing-masing pelanggan).
Dengan data yang konkret dari bagian penjualan diharapkan
akan dapat membantu pihak lain. Untuk menunjang informasi yang baik dibentuklah
suatu sistem dan prosedur yang pada akhirnya dipakai oleh perusahaan guna
mengatur dan mengendalikan kegiatan perusahaan khususnya untuk bagian
penjualan. Dengan demikian sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan
dapat membantu kegiatan-kegiatan di bagian penjualan contohnya fungsi penjualan
harus terpisah dengan fungsi kredit yang bertugas menentukan dan menilai kredit
dari pelanggan apakah dapat diterima atau tidak.
PT. JSK memiliki sistem informasi akuntansi penjualan
yang diterapkan dalam setiap kegiatan penjualan yang terjadi, dalam sistem
penjualan tersebut terdapat beberapa bagian yang memiliki kewenangan ganda. Ini
terlihat dari fungsi yang terkait dalam flowchart penjualan dimana tidak
teradapat fungsi kredit yang terpisah yang memiliki kewenangan dalam menentukan
pemberian kredit, dengan kata lain fungsi akuntansi menilai kredit dari
pelanggan. Jadi dapat dikatakan sistem akuntansi penjualan dalam perusahaan
tidak memiliki pengendalian interen yang memadai untuk mendukung kegiatan
perusahaan. Pada dasarnya dalam kegiatan penjualan perusahaan seperti yang
dijelaskan sebelumnya bahwa bagian penjualan juga diberi wewenang untuk
menentukan pemberian kredit untuk pelanggan, namun jika penjualan tersebut
diatas Rp. 500.000.000 bagian penjualan harus memberikan kewenangannya kepada
bagian direksi (accounting).
Kebijakan kredit dalam perusahaan diberikan berdasarkan
tingkat intensitas pembelian kepada perusahaan, serta bonafiditasnya (apakah
pelanggan adalah perusahaan yang dikenal publik, contohnya Nestle). Kredit yang
diberikan perusahaan berupa jangka waktu pelunasan terhadap produk yang dibeli
oleh pelanggan dengan ketentuan yang telah disepakati dalam perjanjian
(Contohnya uang muka yang perlu dibayar pelanggan). Untuk melihat pembagian
kredit diatas dapat dilihat dalam tabel 1.
Tabel 1.
Jenis Pemberian Kredit
Perusahaan kepada Pelanggan PT. JSK
16
Jenis Pelanggan
|
Penerimaan uang
|
Jangka waktu
|
||
muka ( % )
|
pelunasan
|
|||
1.
|
Customer
baru, agen, perantara dan
|
50 %
|
Pada
saat barang
|
|
bukan perusahaan
besar / bonafid
|
di terima.
|
|||
2.
|
Customer
baru, agen, dan perantara
|
30-50 %
|
1 minggu setelah
|
|
dengan
skala perusahaan cukup bonfid
|
barang diterima
|
|||
3.
|
Customer baru dan
merupakan
|
Uang muka bisa
|
2 minggu sampai
|
|
perusahaan besar
(bonafid)
|
diabaikan
|
1 bulan.
|
||
4.
|
Customer lama dan
tidak bonafid
|
Tanpa uang
|
2 minggu setelah
|
|
muka
|
barang diterima.
|
|||
5.
|
Customer lama dan
perusahaan bonafid
|
Perusahaan
akan memberikan kebijakan
|
||
khusus
sesuai dengan keinginan pelanggan.
|
||||
Penggambaran akan tabel diatas
dijelaskan sebagai berikut:
Bank Mandiri sebagai pelanggan lama dengan
tingkat perusahaan bonafid, dengan PT. Medco sebagai pelangan baru dengan
tingkat perusahaan bukan perusahaan bonafid, maka kebijakan kredit yang bisa
diberikan perusahaan :
1.
Bank Mandiri akan mendapatkan kebijakan
kredit untuk jenis nomor 5, dimana perusahaan akan memberikan kebijakan khusus
atau menentukan waktu pembayaran tagihan terhadap piutangnya.
2.
PT.
Medco karena merupakan pelanggan
baru
atau belum lama, maka perusahaan akan memberikan jenis kredit 1. Kebijakan
pemberian kredit yang tepat
akan bermanfaat dalam meminimalisasikan
cadangan piutang ragu-ragu. Hal tersebut diharapkan memberikan dampak yang
positif baik bagi pihak perusahaan dan pelanggan seperti peningkatan jumlah
penjualan produk pesanan, penambahan pelanggan, dan menambah daya saing.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi kredit menjadi satu dengan
fungsi akuntansi sehingga perusahaan kurang memperhatikan kredit yang diajukan
atau diminta oleh pelanggan. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi
dituntut agar lebih akurat dalam memberikan informasi, melakukan perubahaan
dalam sistem dan prosedur, baik dalam pengolahan data sampai pada proses dan
penyimpanan laporannya, khususnya untuk sistem informasi akuntansi penjualan
pada PT. JSK, dimana harus ada fungsi yang ditambah baik personal maupun
kelompok.
Adapun informasi yang diharapkan dapat diperoleh bagian
kredit dari bagian marketing yaitu data umur piutang dan juga jumlah
produk yang dijual, serta syarat penjualannya. Atas dasar tersebut maka pihak
manajemen dalam hal ini fungsi kredit dalam perusahaan akan dapat menganalisis
apakah kredit dari pelanggan dapat diterima atau tidak, namun pada dasarnya
perusahaan selalu memberikan kredit terhadap penjualannya, ini disebabkan
karena perusahaan bermaksud menjaga potensi pelanggan agar tidak lari ke
perusahaan lain yang sejenis.
Langkah-langkah analisis yang dilakukan perusahaan
terhadap penilaian kebijakan pemberian kredit yaitu; melihat data informasi
penjualan pelanggan, menentukan jenis kelompok pelanggan, keputusan pemberian
kredit. Dengan prosedur tersebut maka pihak manajemen akan menghasilkan
pemberian kredit kepada pelanggan dengan tepat.
B.
Sistem Pengendalian intern perusahaan terhadap
Proses penjualan.
Pengendalian intern dalam perusahaan yang mencakup sistem
informasi akuntansi dinilai kurang dapat diandalkan, ini dilihat dari
aspek-aspek sebagai berikut ini :
1.
Dalam order pesanan pelanggan bagian
penjualan memiliki otorisasi terhadap pemberian kredit pelanggan. Sehingga ini
dinilai bahwa perusahaan tidak ada pemisahaan tugas dan tanggung jawab terhadap
wewenang pemberian kredit.
2.
Tidak adanya pemisahan fungsi khususnya pada
bagian kredit.
17
Fungsi kredit dalam perusahaan dipegang oleh
bagian akuntansi dengan demikian bagian akuntansi memiliki tugas ganda. Dalam
pengendalian intern yang baik kedua fungsi ini harus dipisahkan hal ini akan
memberikan peningkatan dalam kinerja penjualan khususnya penjualan kredit dalam
hal analisis pemberian kredit pelanggan.
3.
Penilaian pemberian kredit kepada pelanggan
hanya berdasarkan bonafiditas dari pelanggan.
Penilaian pemberian kepada pelanggan harus
bisa dilihat dari syarat kredit yaitu : 5 C (Character, Capital, Capacity,
Conditions, Collateral). Pemberian kredit yang dinilai dalam perusahaan
berdasarkan bonafiditasnya, ukuran tersebut mungkin belum tentu diketahui semua
pihak.
Sehingga perusahaan memerlukan suatu ukuran
yang dapat menjamin kredit pelanggan tersebut kalaupun bonafiditas tersebut
tetap dipakai perusahaan harus menentukan ukuran-ukuran tertentu yang objektif.
4.
Belum terdapatnya konsekuensi terhadap kredit
yang telah jatuh tempo.
Perusahaan belum dapat memberikan suatu
pedoman dalam kredit yang telah jatuh tempo dalam prosedur kredit, karena
selama ini perusahaan hanya melakukan konfirmasi saja terhadap kredit yang akan
jatuh tempo kepada pelanggan dalam waktu seminggu sebelum kredit jatuh tempo.
Untuk itu perusahaan harus
mencoba menentukan pedoman dalam kredit yang
telah jatuh tempo, entah itu dikenakan dengan berdasarkan persentase. Untuk itu
perusahaan perlu memperhatikan pengendalian intern perusahaan, khusunya untuk
transaksi penjualan baik kredit maupun tunai. Dengan demikian akan memberikan
sistem yang mendukung bagi proses pemberian kredit perusahaan kepada pelanggan.
Berdasarkan uraian diatas jelaslah bahwa peranan sistem
informasi akuntansi penjualan
.
18
dan
penerimaan pembayaran piutang terhadap keputusan pemberian kredit bagi
pelanggan amatlah penting. Pihak manajemen kredit akan lebih mudah melakukan
analisis dan mengambil keputusan pemberian kredit secara tepat. Sehingga jelas
bahwa kedua variabel diatas saling berhubungan dan mempengaruhi.
DAFTAR PUSTAKA
Howard
F. Sattler. 2001. Diklat Mata Kuliah
Sistem Informasi Akuntansi. STIE
Kesatuan Bogor. Bogor.
Wilkinson, Joseph W.,
Michael J. Curello, and
Wong
on Wing. 2000. Accounting
Information Systems: Essential Concept
and
Application. 4TH Edition. John Wiley and
Sons-Inc. New York.
Jugiyanto HM. 2001. Analisa
dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur. Andi Offset.
Yogyakart.
Longenecker, Justin
G., Carlos, W. Modre.,
dan J. William
Petty. 2001.
Kewirausahaan Manajemen
Usaha Kecil.
Salemba Empat. Jakarta.
Kasmir. 2001. Manajemen
Perbankan . Raja
Grafindo Persada. Jakarta
Narko. 2004. Sistem Akuntansi. Yayasan
Pustaka Nusatama. Yogyakarta.
Mcleod, Raymond Jr.,
George Sshell. 2001.
Management Information Systems. Prentice-
Hall Inc. NewJersey.
Simamora H. 2000. Akuntansi
Basis Pengambilan
Keputusan Bisnis. Jilid I. Salemba
Empat.
Jakarta.
Sukrisno Agoes. 2004.
Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Oleh Kantor Akuntan Publik. Edisi ketiga. FEUI.
Jakarta
Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan
Penerimaan Kas pada CV. Lestari Motorindo
Juliana Dwi Hikmawati (juliana_dwihikmawati@yahoo.co.id)
Rizal Effendi (Rizaleffendi31@yahoo.co.id)
Akuntansi S1
STIE MDP
Abstrak: Tujuan
penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi
akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada CV. Lestari Motorindo.
Penelitian ini dilakukan pada CV. Lestari Motorindo Palembang selama tahun
2013. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer berupa hasil
wawancara terbuka dan hasil observasi langsung dengan melihat sistem informasi
akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan. Analisis data yang
digunakan adalah kualitatif. Berdasarkan analisis yang dilakukan diketahui bahwa
untuk sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, perusahaan sudah
memiliki unsur pengendalian intern yang baik. Walaupun masih ditemukan beberapa
masalah, diantaranya masih terdapat perangkapan fungsi oleh A/R Control,
belum adanya SOP & flow chart penerimaan kas secara tertulis,
kas tidak langsung disetor ke bank, dan perusahaan belum memiliki auditor
intern.
Kata kunci : Sistem Informasi
Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas.
Abstract: The purpose
of this research are to know and analyze information’s system of accounting for
sales and cash receipt at CV. Lestari Motorindo. This research has been
done during 2013. The data were collected by interview and direct observation
by seeing informastion’s system of accounting for sales and cash receipt of
this company. Data analysis that used is kualitatif. Based on the analysis
known that the information’s system of accounting for sales and cash receipt at
this company has been have well intern control. Altough there were many problem
has found, that is still there double function by A/R Control, there are no SOP
& cash receipt of flow chart written, petty cash didn’t deposited directly
to bank, and the company hasn’t have intern auditor.
Key Words: Accounting of information
system, sales, cash receipt.
1 PENDAHULUAN
Dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan sangat memerlukan
adanya sebuah informasi yang jelas dan relevan untuk pengambilan keputusan.
Salah satu informasi yang dibutuhkan yaitu mengenai informasi akuntansi
perusahaan yang dapat menunjang kelangsungan hidup perusahaan. Diana dan
Setiawati (2011, h.4), mengatakan sistem informasi akuntansi adalah sistem yang
bertujuan mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang
berkaitan dengan transaksi keuangan.
Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas
merupakan
salah satu
sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur
dalam melakukan kegiatan penjualan dan penerimaan kas dari hasil penjualan,
sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dan penerimaan kas dapat
dihindari.
Pada CV. Lestari Motorindo Palembang, ditemukan bahwa dalam
praktiknya perusahaan ini memiliki beberapa kekurangan dalam penerapan sistem
informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, yaitu:
Hal-1
1.
Pada sistem dan prosedur penjualan kredit tidak
adanya pemisahan fungsi antara bagian penagihan dengan bagian piutang yang
keduanya dilaksanakan oleh A/R Control. Jika ada pemisahan fungsi yang
jelas, maka fungsi yang saling terkait bisa saling mengawasi sehingga pekerjaan
menjadi lebih baik.
2.
Pada teorinya, daftar penerimaan kas harus dibuat
sebanyak 4 lembar, namun
Berdasarkan hal tersebut diatas,
penulis tertarik untuk meneliti dengan judul “Analisis Sistem Informasi
Akuntansi
Penjualan dan Penerimaan Kas pada CV. Lestari
Motorindo”.
2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Sistem
Hall (2009, h.6), sistem adalah
sekelompok, dua atau lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk
mencapai tujuan yang sama.
Pada dasarnya rangkaian unsur
dalam suatu sistem meliputi:
Masukan
|
PROSES
|
Keluaran
|
||
Sumber: Mardi, 2011.
Gambar 2.1 Rangkaian Unsur Dalam
Sistem
2.2
Pengertian Informasi
Romney (2006, h.11), informasi
adalah data yang telah diatur dan diproses memberikan arti. Menurut Krismiaji
(2010, h.15), informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki
kegunaan dan manfaat.
2.3
Pengertian Akuntansi
Reeve, dkk (2009, h.9), mengatakan
secara umum, akuntansi (accounting) dapat diartikan sebagai sistem
informasi yang menyediakan laporan untuk
pada praktiknya tidak sama hanya 2 rangkap untuk
pelanggan dan arsip bagian kasir.
3.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
tidak langsung disetorkan pada hari tersebut atau sehari setelahnya.
4.
Perusahaan belum memiliki internal auditor yang
independen, akibatnya kesalahan pembukuan susah dideteksi.
para
pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.
2.4
Sistem Informasi Akuntansi
Krismiaji (2010, h.4), sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan
mengoperasikan bisnis.
Peran sistem informasi akuntansi
secara umum adalah mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan
transaksi dalam organisasi, membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan
posisi strategis, memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan. (Mardi, 2011, h.14)
2.5 SIA Penjualan
Menurut Diana dan Setiawati (2011,
h. 98), proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi :
1.
Konsumen memesan barang.
2.
Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke
konsumen.
3.
Perusahaan mengirim tagihan ke konsumen.
4.
Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen.
Diana dan Setiawati (2011,
h.112-113), resiko dalam siklus penjualan anatara lain meliputi:
1.
Menerima uang palsu dari pelanggan.
2.
Kasir menggelapkan kas yang diterima dari
pelanggan.
Hal-2
3.
Perusahaan kehabisan stok, sehingga tidak bisa
melayani pelanggan atau terlambat dalam melayani pelanggan, yang berakibat
perusahaan beresiko kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.
4.
Lalai mengirim barang pesanan ke konsumen.
5.
Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh pelanggan (salah kirim produk).
6.
Salah kirim jumlah produk.
7.
Mengirim produk yang kualitasnya tidak bagus.
8.
Mengirim produk ke konsumen yang salah.
9.
Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di
faktur yang salah, atau karena jenis produk di faktur yang salah, atau bahkan
tagihan dikirim ke alamat yang salah).
10. Lalai tidak
menagih konsumen.
11. Data
konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal yang tidak dikehendaki (misalnya
ketangan pesaing).
12. Kerusakan
data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus, atau karena kerusakan
hardware (missal hardisknya rusak).
13. Lapping.
Kecurangan untuk mengambil uang yang diterima dari konsumen A, kemudian pada
saat ada konsumen lain (missal konsumen B) yang membayar,
2.6 SIA Penerimaan Kas
Menurut Krismiaji (2010, h. 331),
Departemen yang terlibat dalam kegiatan penerimaan kas adalah kasir, yaitu
bagian yang berada dibawah departemen keuangan, yang bertugas menangani
penerimaan kas dan penyetorannya ke bank, dan bagian piutnag dagang, yaitu bagian
yang bearada dibawah manajer akuntansi dan bertugas untuk mencatat pelunasan
piutang dari pelanggan. Pemisahan semacam ini cukup efektif memisahkan fungsi
penjagaan dan pencatatan, sehingga mengurangi resiko pencurian kas. Karena kas
dapat dicuri dengan mudah, maka kas tersebut perlu memperoleh perlindungan yang
memadai. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah tidak memberikan wewenang
bagi bagian piutang/ penagihan untuk memiliki akses fisik terhadap kas atau
cek.
3 METODE PENELITIAN
Pendekatan penelitian yang akan
digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dan kualitatif yang
bersumber dari data primer dan data sekunder, yaitu dengan mendapatkan
informasi mengenai sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas di CV. Lestari
Motorindo. Informasi yang diperoleh melalui wawancara terbuka terhadap
informan. Dan dari observasi dengan melihat sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas yang berjalan.
Teknik analisis yang akan
digunakan dalam penelitian ini adalah analisis kualitatif dengan melihat Standard
Operating Procedure (SOP) penjualan tunai, kredit, dan penerimaan
kas, dan dokumen yang digunakan dalam mengetahui dan menganalisis data sehingga
dapat memberikan deskripsi atau informasi mengenai sistem informasi akuntansi
penjualan dan penerimaan kas yang digunakan di CV. Lestari Motorindo.
4.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
CV. Lestari Motorindo merupakan
sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda
motor baru, pemeliharaan/servis serta penyediaan suku cadang khususnya merk
Honda. Penjualan tersebut dilakukan secara tunai maupun kredit melalui leasing.
Untuk penjualan kredit secara leasing ini dalam hal pendanaan perusahaan telah
bekerja sama dengan FIF, WOM . OTO, MTF, ADIRA, HD dan MANDALA. Adapun jumlah
karyawan yang dimiliki 45 orang.
Pada sistem penjualan perusahaan,
fungsi penjualan telah dipisah dengan fungsi kas. Dimana fungsi Penjualan
dilakukan oleh bagian sales. Mulai dari melakukan negosiasi sampai
dengan closing dengan konsumen. Dan fungsi kas dipegang oleh
bagian kasir.
Hal-3
Selain fungsi, salah satu pendukung dari kegiatan
operasional perusahaan, khususnya untuk penjualan yaitu formulir yang
digunakan. Adapun formulir yang terkait dalam prosedur penjualan pada CV.
Lestari Motorindo terdiri dari surat pesanan, dan faktur penjualan.
1.
Surat
Pesanan.
Surat yang diisi oleh pembeli yang ditujukan
kepada perusahaan untuk memesan barang yang diinginkan. Berisi nama pemesan,
alamat lengkap, jenis barang, harga barang, dan cara pembayaran.
Gambar 4.1 Surat Pesanan
CV. Lestari Motorindo
1. Faktur Penjualan
Formulir yang digunakan untuk
mencatat tagihan atas barang yang telah dikirimkan kepada konsumen / pelanggan.
Berisi Nomor dan tanggal faktur, Nomor dan tanggal surat pesanan, Syarat
pembayaran, Nama dan NPWP Konsumen, Keterangan barang yang dibeli, beserta
harga. Dan dituliskan ketentuan bahwa faktur ini bukan bukti pembayaran.
Gambar 4.3
Faktur Penjualan
CV. Lestari Motorindo
1. Prosedur Penjualan Cash/ Tunai
Dalam prosedur ini, setelah sales
force melakukan negosiasi dan closing dengan calon konsumen, maka
tahap-tahap berikutnya adalah sebagai berikut:
Konsumen S.F SPV PIC Kasir PDIman A.S
Driver
Membuat Otorisasi
SP
Otorisasi
Pembay
aran
Mengirim Barang ke Konsumen
Keterangan
:
|
S.F
|
=
Sales Force
|
SPV
|
=
Supervisor
|
|
PIC
|
= Kepala Cabang
|
|
PDIman = Pre
Delivery Inspection
|
||
A.S
|
= Admin
Sales
|
|
Gambar 4.3 Diagram Alir Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan
Tunai
CV. Lestari Motorindo Palembang
2. Prosedur Penjualan Kredit
Dalam hal pendanaan penjualan
motor secara kredit pada perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM, OTO,
MTF, ADIRA, HD, dan MANDALA. Yang kemudian nantinya penagihan akan dilakukan
kepada pihak-pihak tersebut diatas oleh bagian A/R Control perusahaan.
Dalam prosedur ini, setelah sales force melakukan negosiasi dan closing
dengan calon konsumen, maka tahap-tahap berikutnya adalah sebagai beikut :
Hal-4
serah
terima barang, dan kwitansi / bukti penerimaan.
1.
Bukti
serah terima barang.
Bukti tertulis bahwa barang yang dipesan konsumen
telah diterima. Berisi merk/type, warna, no. faktur, tanggal faktur,
serta nama konsumen dan NPWP.
Gambar 4.4 Diagram Alir Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan
Kredit CV. Lestari Motorindo
Palembang
Sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan pada CV.
Lestari Motorindo masih dilakukan secara manual dan tergolong sederhana.
1. Fungsi Penerimaan Kas.
Dalam transaksi penerimaan kas,
fungsi yang bertanggung jawab sebagai penerima kas baik dari penjualan
tunai/kredit, pembayaran atas jasa perbaikan atau servis yang telah dilakukan
oleh perusahaan itu dipegang oleh kasir.
2. Fungsi Akuntansi.
Fungsi ini mempunyai tugas
mencatat, mengelompokkan, dan membuat laporan serta analisa keuangan untuk
report pihak intern maupun ekstern.
Selain
fungsi, salah satu pendukung dari kegiatan operasional perusahaan, khususnya
untuk kegiatan penerimaan kas baik dari penjualan tunai/kredit, yaitu formulir
yang digunakan. Adapun formulir yang terkait dalam prosedur penerimaan kas CV.
Lestari Motorindo terdiri dari bukti
Gambar 4.5 Bukti Serah Terima
Barang CV. Lestari Motorindo
1.
Kuitansi / bukti penerimaan.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat penjualan
tunai. Dokumen ini dipegang oleh bagian kasir. Lengkap dengan tanggal
pembayaran, jumlah, nama yang melakukan pembayaran, dan alasan untuk
pembayaran.
Gambar 4.6
Kwitansi / Bukti
Penerimaan CV. Lestari Motorindo
Ilustrasi alur sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai dan penjualan kredit pada CV.
Lestari
Hal-5
Motorindo
dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Membuat
|
Mengeluarkan
|
|
OP
|
Barang
|
|
Membuat
|
Terima
|
FPT
|
Uang
|
Membuat
|
|
Kwitansi
|
Keterangan : FPT (Faktur
Penjualan Tunai)
Gambar 4.8 Ilustrasi Diagram Alir
Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan
Kas dari Penjualan Tunai CV.
Lestari
Motorindo Palembang
Dan untuk penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit,
alurnya agak sedikit berbeda dengan penjualan tunai tersebut diatas. Hal ini
dikarenakan adanya keterlibatan bagian piutang dan bagian penagihan sebagai
perantara dalam penerimaan kas dari konsumen. Berikut alur sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari penjualan kreditnya :
Membuat
|
|||
DPD
|
|||
Membuat
|
|||
OP
|
|||
Membuat
|
Melakukan
|
||
Faktur
|
Penagihan
|
||
Terima Cek
|
Dibandingkan
|
||
dan dibuatkan
|
|||
& SP
|
bukti setoran
|
Keterangan:
DPD : Daftar Piutang yang Ditagih
SP : Surat Pemberitahuan
DSP : Daftar Surat Pemberitahuan
Disetor ke Bank
Gambar 4.9 Diagram Alir Sistem
Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
dari Penjualan Kredit CV. Lestari
Motorindo Palembang
5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan
Dari hasil dan pembahasan analisis
sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas CV. Lestari Motorindo
Palembang, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1.
Pada sistem informasi akuntansi penjualan,
perusahaan belum memiliki flowchart terkait dengan prosedur kegiatan
penjualan, padahal flowchart ini bisa digunakan sebagai pendukung dalam
melaksanakan pendistribusian dokumen-dokumen yang ada dan bagian-bagian atas
dokumen tersebut terlihat lebih jelas, serta terlihat jelas adanya pemisahan
fungsi dalam perusahaan. Dengan belum adanya flowchart tersebut pada CV.
Lestari Motorindo Palembang, masih ditemukan perangkapan fungsi yang
dijalankan oleh fungsi piutang yang merangkap fungsi penagihan. Dari hal
tersebut ditakutkan menimbulkan masalah karena dua pekerjaan dilakukan oleh 1
orang, yaitu oleh A/R Control dalam hal piutang dan penagihan Apalagi
dengan jumlah piutang yang tidak sedikit setiap bulannya.
2.
Pada sistem informasi akuntansi penerimaan kas,
perusahaan belum memiliki prosedur penerimaan kas dan flowchart tertulis
yang jelas, sehingga menyebabkan kegiatan penerimaan kas bisa saja
berjalan kurang efektif dan menyebabkan pengedalian internal menjadi lemah
karena pedoman atau prosedur yang ada kurang jelas dan tidak ada penjelasan
secara tertulis untuk aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan perusahaan. Selain
itu perusahaan tidak langsung menyetorkan uang yang diterima ke bank pada hari
itu juga, hal ini bisa menyebabkan penyalahgunaan oleh bagian kas kalau tidak
disetorkan pada hari itu juga. Dan tidak ada penghitungan saldo kas secara
periodik dan mendadak oleh pemeriksa intern karena perusahaan belum memiliki
auditor intern. Sehingga menyebabkan setiap kesalahan baik yang disengaja
Hal-6
ataupun
tidak disengaja akan sulit dideteksi.
5.2 Saran
Dari hasil kesimpulan diatas, maka
saran-saran yang dapat diberikan untuk mengantisipasi permasalahan dalam sistem
informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang ada adalah sebagai
berikut :
1.
Perusahaan perlu membuat flowchart
penjualan untuk mendukung kegiatan penjualan, serta akan lebih memperjelas
dokumen, formulir, dan fungsi yang terkait didalamnya. Fungsi piutang sebaiknya
dipegang oleh orang yang berbeda dengan fungsi penagihan. Sehingga, tugas dari
masing-masing fungsi dapat dikendalikan oleh 2 orang yang berbeda agar
pengawasan dapat dilakukan dengan baik.
2.
Perusahaan sebaiknya membuat SOP dan flowchart
secara tertulis untuk kegiatan penerimaan kas, sehingga tindakan yang dilakukan
oleh karyawan lebih terarah karena adanya pedoman. Selain itu jumlah kas yang
diterima setiap harinya langsung disetorkan pada hari itu juga ke Bank. Hal ini
dapat mengurangi banyaknya kemungkinan resiko yang dapat terjadi terhadap kas.
Serta perusahaan harus memiliki auditor intern untuk melakukan penghitungan
saldo kas secara periodik dan mendadak. Sehingga kecil kemungkinan terjadi
kecurangan dalam perusahaan terkait kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati 2011, Sistem
Informasi Akuntansi,
Andi Offset, Yogyakarta.
[2]
Djanegara, H.
Moemahadi Soerja
2005, Evaluasi
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Efektivitas Pelaksanaan
Pengendalian Intern, Diakses 18 September 2013, dari http://lib.atmajaya.ac.id/default.aspx?t
abID=52&prang=Djanegara%2C+Moe
rmahadi+Soerja.
[3]
Hall, James A 2009, Sistem Informasi Akuntansi,
Salemba Empat, Jakarta
[4]
Hilmawan,
Rendy 2009, Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Tunai dan Penerimaan Kas pada PT. Gracia Kreasi Rotan., Diakses 28
Oktober 2012, dari http://papers.gunadarma.ac.id/index.ph
p/economy/article/download/388/348.
[5]
Jr., Raymond McLeod, dan George P. Schell 2011, Sistem
Informasi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta
[6]
Krismiaji 2010, Sistem Informasi Akuntansi,
Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta.
[7]
Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia
Indonesia, Bogor.
[8]
Mulyadi 2010, Sistem Akuntansi, Salemba
Empat, Jakarta.
[9]
Romney. B.Marshall 2006, Sistem Informasi
Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.
[10] Sanusi,
Anwar 2011, Metodologi Penelitian Bisnis, Salemba Empat,Jakarta.
[11]
Silalahi, Rina 2008, Analisis Terhadap Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Trubus Media Swadaya
Medan, Diakses 30 September 2013, dari http://repository.usu.ac.id/simplesearch
?query=sistem+informasi+alat&sort_b
y=0&order=DESC&rpp=10&etal=0&s tart=50
[12] Sugiyono
2013, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Alfa
Beta, Bandung.
[13] Tuerah,
Serny 2013, Evaluasi Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
dan Pengeluaran Kas pada
Hal-7
UD. Roda Mas Manado, Diakses 18 September
2013, dari http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/e
mba/search/authors/view?firstName=S erny&middleName=&lastName=Tuera
h&affiliation=Universitas%20Sam%2 0Ratulangi%20Manado&country=ID
[14]
Yos, Feto Daan 2009, Analisis Sisttem Informasi
Akuntansi Penjualan Tunai untuk Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT.
Gendish Mitra Kinarya, Diakses 19 September 2013, dari http://gunadarma.ac.id/library/articles/
graduate/economy/2009/Artikel_2120 5531.pdf
Hal-8
